Das Thema DSGVO ist in aller Munde und hat in vielen Unternehmen in den letzten Monaten wohl eine sehr große Rolle gespielt. Auch wir haben bereits darüber berichtet. Aber über einen Punkt möchten wir noch einmal ausführlicher informieren. Und zwar geht es hierbei um Ihren Drucker/ Kopierer als Hardware bzw. Aus- und Eingabegerät. Halten sich Ihre Geräte auch an die DSGVO?
Auch hinsichtlich Ihrer Drucker und Kopierer gibt es zu beachtende Sicherheitsrisiken.
Das größte Problem stellt tatsächlich das Ausgabefach Ihres Druckers/ Kopiers dar. Denn wie schnell gerät hier etwas in die falschen Hände. Daher sollte hierbei unbedingt sichergestellt werden, dass das Ausgabefach nur von der druckenden Person aufgesucht werden kann, damit die Ausdrucke nicht in falsche Hände gelangen. Hierzu gibt es einige Schutzmechanismen.
Mitarbeiterauthentifizierung als Vermeidung von Datenverlust im Bereich des Ausgabefachs.
Hiermit ist eine Authentifizierung per Karten- oder Pinsystem gemeint. Durch diese Systeme gelingt es schnell, einfach und effektiv, dass die Daten nur in die Hände der drucken Person gelangen. Ebenso einfach und effektiv ist die Funktion „geschützter Druck“. In diesem Fall wird beim Absenden der Druckdatei ein Passwort mitgeschickt. Dieses Passwort muss vor der Druckausgabe am Drucker oder Kopierer eingegeben werden, so dass garantiert werden kann, dass nur die druckende Person den Ausdruck erhält.
Datenverschlüsselung bei der Speicherung der Daten auf der Festplatte des Geräts.
In fast allen Druckern und Kopieren ist eine interne Festplatte verbaut. Diese ist nicht nur zur schnelleren Verarbeitung der Daten zuständig, sondern speichert oftmals auch Daten wie Scandateien oder fest hinterlegte Vorlagen. Hierbei handelt es sich oft z.B. um den Firmenbriefbogen oder Mustervorlagen für Urlaubsanträge u.a. Damit diese Daten vor Diebstahl geschützt sind, kann bei vielen Geräten eine Datenverschlüsselung installiert werden. So kann garantiert werden, das auch wenn eine Festplatte gestohlen wird, keine sensiblen Daten in fremde Hände gerät.
Ebenso sollten diese Dateien bei der Rückgabe eines Leasinggeräts bedacht werden. Auch hier muss garantiert werden, dass alle Daten von der Festplatte entfernt werden. Am einfachsten ist dieses durch eine Systemlöschung vorzunehmen.
Kennwort geschützte Bedienfelder zur Risikominimierung.
Auch im Bereich des Bedienfeldes Ihres Druckers oder Kopierers ist es schnell möglich für Fremde an falsche Daten zu gelangen.
Wenn ein Gerätebedienfeld nicht gesperrt ist können die Einstellungen schnell unabsichtlich oder auch absichtlich geändert werden. Daher ist es wichtig auch hier an die Sicherheit zu denken. Durch Administrations-Kennwörtern können beim Aufrufen bestimmter Menüpunkte die Systemeinstellungen nur durch berechtigte Personen vorgenommen werden. Ebenso kann so der Zugriff auf gespeicherte Daten geschützt werden.
Weitere Sicherheitsaspekte zur Datensicherung können die Deaktivierung der USB-Anschlüsse oder die Verschlüsselung von PDF Formaten beim Scannen sein.
Wie Sie lesen können es gibt einige Möglichkeiten zur Sicherung Ihrer Daten und diese Sicherheitssysteme sind nachrüstbar!
Gerne klären wir gemeinsam mit Ihnen die Frage, welches System für Sie am geeignetsten ist. Das Team des Bruns Bürocentrums steht Ihnen unter (0571) 882 364 oder (0521) 251 06 beratend zur Seite.
