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Kennen Sie die Sicherheitsrisiken Ihres Druckers/ Kopierers hinsichtlich der DSGVO?

Das Thema DSGVO ist in aller Munde und hat in vie­len Unter­neh­men in den letz­ten Mona­ten wohl eine sehr große Rolle gespielt. Auch wir haben bereits dar­über berich­tet. Aber über einen Punkt möch­ten wir noch ein­mal aus­führ­li­cher infor­mie­ren. Und zwar geht es hier­bei um Ihren Drucker/ Kopie­rer als Hard­ware bzw. Aus- und Ein­ga­be­ge­rät. Hal­ten sich Ihre Gerä­te auch an die DSGVO?

Auch hin­sicht­lich Ihrer Dru­cker und Kopie­rer gibt es zu beach­ten­de Sicher­heits­ri­si­ken.

Das größ­te Pro­blem stellt tat­säch­lich das Aus­ga­be­fach Ihres Druckers/ Kopiers dar. Denn wie schnell gerät hier etwas in die fal­schen Hände. Daher soll­te hier­bei unbe­dingt sicher­ge­stellt wer­den, dass das Aus­ga­be­fach nur von der dru­cken­den Per­son auf­ge­sucht wer­den kann, damit die Aus­dru­cke nicht in fal­sche Hände gelan­gen. Hier­zu gibt es eini­ge Schutz­me­cha­nis­men.

Mit­ar­bei­ter­au­then­ti­fi­zie­rung als Ver­mei­dung von Daten­ver­lust im Bereich des Aus­ga­be­fachs.

Hier­mit ist eine Authen­ti­fi­zie­rung per Kar­ten- oder Pin­sys­tem gemeint. Durch diese Sys­te­me gelingt es schnell, ein­fach und effek­tiv, dass die Daten nur in die Hände der dru­cken Per­son gelan­gen. Eben­so ein­fach und effek­tiv ist die Funk­ti­on “geschütz­ter Druck”. In die­sem Fall wird beim Absen­den der Druck­da­tei ein Pass­wort mit­ge­schickt. Die­ses Pass­wort muss vor der Druck­aus­ga­be am Dru­cker oder Kopie­rer ein­ge­ge­ben wer­den, so dass garan­tiert wer­den kann, dass nur die dru­cken­de Per­son den Aus­druck erhält.

Daten­ver­schlüs­se­lung bei der Spei­che­rung der Daten auf der Fest­plat­te des Geräts.

In fast allen Dru­ckern und Kopie­ren ist eine inter­ne Fest­plat­te ver­baut. Diese ist nicht nur zur schnel­le­ren Ver­ar­bei­tung der Daten zustän­dig, son­dern spei­chert oft­mals auch Daten wie Scan­da­tei­en oder fest hin­ter­leg­te Vor­la­gen. Hier­bei han­delt es sich oft z.B. um den Fir­men­brief­bo­gen oder Mus­ter­vor­la­gen für Urlaubs­an­trä­ge u.a. Damit diese Daten vor Dieb­stahl geschützt sind, kann bei vie­len Gerä­ten eine Daten­ver­schlüs­se­lung instal­liert wer­den. So kann garan­tiert wer­den, das auch wenn eine Fest­plat­te gestoh­len wird, keine sen­si­blen Daten in frem­de Hände gerät.

Eben­so soll­ten diese Datei­en bei der Rück­ga­be eines Lea­sing­ge­räts bedacht wer­den. Auch hier muss garan­tiert wer­den, dass alle Daten von der Fest­plat­te ent­fernt wer­den. Am ein­fachs­ten ist die­ses durch eine Sys­tem­lö­schung vor­zu­neh­men.

Kenn­wort geschütz­te Bedien­fel­der zur Risi­ko­mi­ni­mie­rung.

Auch im Bereich des Bedien­fel­des Ihres Dru­ckers oder Kopie­rers ist es schnell mög­lich für Frem­de an fal­sche Daten zu gelan­gen.
Wenn ein Gerä­te­be­dien­feld nicht gesperrt ist kön­nen die Ein­stel­lun­gen schnell unab­sicht­lich oder auch absicht­lich geän­dert wer­den. Daher ist es wich­tig auch hier an die Sicher­heit zu den­ken. Durch Admi­nis­tra­ti­ons-Kenn­wör­tern kön­nen beim Auf­ru­fen bestimm­ter Menü­punk­te die Sys­tem­ein­stel­lun­gen nur durch berech­tig­te Per­so­nen vor­ge­nom­men wer­den. Eben­so kann so der Zugriff auf gespei­cher­te Daten geschützt wer­den.

Wei­te­re Sicher­heits­aspek­te zur Daten­si­che­rung kön­nen die Deak­ti­vie­rung der USB-Anschlüs­se oder die Ver­schlüs­se­lung von PDF For­ma­ten beim Scan­nen sein.

Wie Sie lesen kön­nen es gibt eini­ge Mög­lich­kei­ten zur Siche­rung Ihrer Daten und diese Sicher­heits­sys­te­me sind nach­rüst­bar!

Gerne klä­ren wir gemein­sam mit Ihnen die Frage, wel­ches Sys­tem für Sie am geeig­nets­ten ist. Das Team des Bruns Büro­cen­trums steht Ihnen unter (0571) 882 364 oder (0521) 251 06 bera­tend zur Seite.